Le cahier des charges est le document qui permet d’éclaircir les points importants d’un projet. Il englobe toutes les spécificités et toutes les précisions nécessaires. Il est très utilisé dans les domaines techniques comme le développement web par exemple. D’une part, il permet au donneur d’ordre d’éclaircir ses pensées et ses besoins. D’une autre, il aide les prestataires à mieux cerner les résultats attendus.
Permettre au maître d’ouvrage d’exprimer ses attentes
L’expression du besoin est le premier rôle du cahier des charges. Il sert de support au maître d’ouvrage pour communiquer ses attentes aux prestataires. En d’autres termes, ce document donne de plus amples informations sur les résultats attendus. Il doit donc lister toutes les caractéristiques du produit final.
Le cahier des charges doit encore contenir les détails techniques essentiels à la réalisation du projet. Par exemple, il peut indiquer les technologies utilisées dans le développement d’une application web. Il peut aussi être plus précis en listant tous les boutons utiles. Bref, ces écrits doivent permettre au maître d’œuvre de maîtriser toutes les spécificités.
Le temps est également un aspect important dans l’exécution d’un projet. Il comprend entre autres les différentes échéances à respecter afin de baliser la réalisation des tâches. Bien que cela concerne généralement les prestataires, le maître d’ouvrage peut aussi établir un calendrier pour mieux suivre les évolutions.
Enfin, le cahier des charges permet au donneur d’ordre d’évaluer l’ampleur du produit. En effet, ce document lui permettra d’avoir les idées plus claires sur les différents aspects qui peuvent manquer de précision. Il pourra alors les corriger et peaufiner le tout.
Feuille de route pour le maître d’œuvre
Le deuxième rôle du cahier des charges se tourne vers le maître d’œuvre qui est son destinataire. Celui-ci doit avant tout lui permettre de comprendre toutes les attentes du commanditaire. Ainsi, la lecture de ladite feuille de route l’aidera à déterminer toutes les tâches à accomplir dans le cadre de la réalisation du projet.
En bon chef de projet, ce document lui permettra aussi de poser tous les jalons pour une bonne gestion de projet. La mission sera alors découpée en plusieurs tâches à accomplir pendant une période définie. C’est en prenant connaissance de toutes les spécificités et de toutes les contraintes qu’il pourra mettre son programme en place.
Ces notes précisent toutes les indications du maître d’ouvrage. Elles donnent des directives précises sur le design d’interface par exemple. Ainsi, le prestataire ne peut contourner ce qui est dit à moins d’en avoir préalablement discuté avec le premier concerné.
Le cahier des charges est aussi un outil qui permet de déterminer la complexité du projet. Il est donc très important de le lire attentivement pour mieux fixer les ententes comme les honoraires du prestataire. En effet, celui-ci pourra définir ses tarifications selon le temps qu’il estimera nécessaire pour la réalisation du projet en question.
Document contractuel pour protéger les deux parties
Un cahier des charges est également un document contractuel liant les deux parties. Il s’agit d’une preuve écrite listant les ententes convenues. Celui-ci ne peut commencer qu’une fois que le maître d’œuvre et le maître d’ouvrage tombent d’accord sur tous les points.
Rédiger un cahier des charges est également une protection pour chacun. D’une part, le commanditaire pourra attester de toutes les prestations initialement convenues. D’une autre, le prestataire pourra refuser d’exécuter tout travail supplémentaire hors du périmètre convenu sans ententes mutuelles.
Enfin, cette feuille de route permet de limiter les désagréments en levant toute ambiguïté. En cas d’incertitude, le maître d’œuvre pourra demander davantage d’éclaircissements au donneur d’ordre. Ces précisions pourront être ajoutées au cahier des charges pour garantir la bonne exécution de toutes les tâches.