Pourquoi et comment créer une signature électronique ?

signature électronique

L’apposition d’une signature est obligatoire pour valider un document. Depuis l’avènement numérique, les transactions à distance gagnent de l’essor. D’ailleurs, l’utilisation de la signature électronique a permis aux professionnels de gagner un temps précieux dans les échanges.

Pourquoi choisir la signature électronique ?

La signature manuscrite ordinaire est réalisée à la main et nécessite la présence physique des deux parties. La signature électronique quant à elle est validée via une application. Associée au signataire, elle est apposée sur des documents numériques de toutes les sortes. La cryptologie est utilisée afin de garantir la sécurité des échanges.

La solution de signature électronique offre un gain de temps non négligeable. En vérité, il n’est plus nécessaire de se déplacer, d’organiser des réunions et de voyager si vous avez besoin de la signature d’un tiers. La signature électronique peut se faire à tout endroit et à tout moment. Elle offre aussi un niveau de sécurité élevé. Toutes formes de modification seront d’ailleurs visibles. Par conséquent, il est quasi impossible de falsifier ou de modifier le contenu des documents signés. Aussi, la signature ne peut être copiée.

En outre, c’est un bon moyen pour réduire les charges. Les coûts d’impression, de déplacement et d’envoi de documents sont supprimés. Pour les professionnels qui traitent un grand nombre de dossiers, les économies réalisées seront visibles dans l’immédiat.

C’est également un geste en faveur de l’environnement. Vous réduisez l’utilisation de papiers et des enveloppes. En plus de cela, vous éliminez les déchets. Il y aura donc moins d’arbres abattus et de déchets dans la nature. Et surtout, la signature à distance permet d’automatiser les ventes et de supprimer les contraintes géographiques. Retrouvez plus d’informations sur le sujet en suivant ce lien.

Quel type de signature électronique choisir ?

Il est conseillé de choisir une signature électronique en fonction de l’usage, de l’enjeu du document et du niveau de sécurité recherché. Selon l’eIDAS, il existe trois types de signatures électroniques avec des niveaux de sécurité différents. La signature électronique simple ou SES est le format ordinaire. Moins fiable, elle sert à parapher des documents simples, car elle n’authentifie pas l’auteur de la signature. L’acte n’a d’ailleurs pas de valeur juridique.

La signature avancée ou SEA offre un niveau de sécurité plus élevé puisqu’elle est directement liée au signataire de manière équivoque. De la sorte, il est possible d’authentifier la personne qui signe le document. D’ailleurs, ce type de signature ne peut être réalisé qu’à l’aide d’une clé privée, ce qui permet de garantir l’intégrité du document.

La signature électronique qualifiée ou SEQ est la plus fiable, car elle répond à des exigences techniques spécifiques. En fait, l’identité du signataire doit être certifiée par un prestataire agréé et ce dernier doit disposer d’une clé de signature personnelle. La mise en place est certes complexe, mais pour la validation des actes authentiques, c’est la solution à privilégier.

Comment trouver la meilleure offre ?

La signature électronique peut être créée sur le portail d’un prestataire spécialisé ou via une application. Selon le nombre de signatures à réaliser, vous pouvez opter pour une tarification à l’unité ou au pack. Toutefois, cette seconde option est plus avantageuse si vous êtes amené à signer à distance de nombreux documents. Vous pourrez en effet bénéficier d’un prix préférentiel.

Via les solutions en ligne, vous pouvez signer des PDF à distance depuis un appareil numérique : un Smartphone, un ordinateur ou une tablette. Le service s’adresse d’ailleurs à tous les secteurs d’activité pour valider différents types d’actes : contrat de vente, bon de commande, facture, accord de confidentialité, contrat de travail et bien d’autres encore.

Pour maîtriser les dépenses, privilégiez une offre tout compris. Ainsi, vous n’aurez plus à prévoir des budgets supplémentaires par exemple pour l’horodatage ou l’authentification du signataire. Pour être fixé, demandez un devis pour la signature des documents numériques. On tient à noter que certains acteurs en ligne proposent une signature électronique gratuite. Cela permet de tester la qualité des services avant de s’abonner.

Comment créer une signature électronique ?

Selon le prestataire, la création d’une signature électronique peut être plus ou moins facile. En général, la procédure est simple. A priori, il faut vous inscrire sur le portail d’un spécialiste dans ce domaine. Pour cela, il vous faut un identifiant et un mot de passe. Vous pourrez ainsi accéder facilement à votre compte personnel.

Par la suite, vous téléchargez le ou les documents à expédier et identifiez les signataires. Il faut systématiquement entrer leurs coordonnées et marquer dans le document où ils doivent signer. À la fin, il ne reste plus qu’à envoyer le document à l’adresse courriel des destinataires.

Ces derniers doivent saisir le code unique qui est envoyé par SMS pour s’authentifier. Pour les logiciels dotés d’une fonctionnalité plus avancée, il est possible de préciser l’ordre de signature, suivre en temps réel l’avancement des signatures et envoyer des rappels. Lorsque les actes sont signés, ils vous seront envoyés directement par courriel à votre adresse e-mail. Vous pouvez ensuite les archiver en ligne pour qu’ils soient à portée de main.

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